Oficce XP

A Microsoft lança oficialmente no mundo todo o Office XP no final do mês de maio. Sempre é um evento muito esperado pois espera-se que haja a cada nova versão sempre mais recursos e mais facilidades (atributos que nem sempre andam juntos). Porém a Microsoft conseguiu de forma competente nos surpreender, seja pelas novidades ou pelos aperfeiçoamentos introduzidos. O Office XP, nome este originado do termo “eXPerience”, tenta transmitir a idéia de que a sensação (experiência) de usar este novo produto é o seu maior destaque. O futuro Windows, também usará esta designação XP  em seu nome pelo mesmo motivo.

            A primeira grande novidade ocorre para nós consumidores brasileiros. Desde o dia 16 de maio o Office XP está sendo comercializado on-line pela Microsoft Brasil em parceria com o Portal TERRA.COM.BR no endereço http://www.terra.com.br/ofertas . É um sistema novo no qual o comprador pagará mensalmente R$ 29,90 (mais uma taxa única de R$ 15,00 pela entrega dos CDs). Mensalmente o Office XP renovará a sua licença de forma on-line (o usuário precisa usar  Internet pelo menos uma vez por mês) , liberando o uso pelo próximo mês. Assim enquanto os débitos forem ocorrendo o produto estará disponível. É uma forma criativa e inovadora, sendo iniciativa única no mundo por enquanto para o produto Office. Desta forma o usuário não precisa desembolsar uma quantia elevada de uma só vez e usa o produto de forma legal e oficial, com upgrades garantidos para futuras versões (XP 2003 por exemplo).

            As novidades do produto são muitas. Na verdade uma boa parte das novidades são evoluções fruto do constante “feed-back” obtido junto aos usuários. Boa parte das novidades são recursos comuns presentes em todos os aplicativos e também novidades específicas em cada um deles.

            Os piratas de plantão podem se desanimar pois o sistema de proteção do Office XP ficou mais sofisticado. É uma evolução do sistema de registro do Office 2000. O produto pode ser registrado on-line somente duas vezes. Após este limite somente via telefone no número exclusivo para esta finalidade, com registro de toda a história das instalações de produtos. Ou seja não dá para emprestar para o amigo instalar pois ele não conseguirá ou o próprio dono ficará sem o uso do produto (a não ser ligando para o telefone de registro e explicando de forma convincente porque do excesso de instalações do produto).

            A evolução está dirigida para experiência pessoal, experiência colaborativa e experiência empresarial. Desde o uso pessoal, doméstico, até sofisticados processos colaborativos, nos quais diversas pessoas interagem na construção de documentos do Office, e até processos empresarias de “workflow” , são contemplados pelo Office XP.

            A primeira grande novidade é um recurso chamado “Marcas Inteligentes” (ou smart-tags na versão em inglês). São botões que aparecem eventualmente no meio de documentos Office (textos, planilhas, apresentações, mensagens etc.) que trazem ações pertinentes àquele conteúdo recém digitado. Por exemplo, ao se digitar o nome de alguém no começo de uma carta no Word, se este nome está presente no catálogo de endereços ou nos Contatos do Outlook, o Word permite resgatar para dentro do texto todos os dados do mesmo (endereço, email etc.). Da mesma forma ações possíveis dentro do aplicativo como formatação de tópicos, opções de auto-correção, opções de colagem com vínculos dinâmicos ou muitas outras opções podem estar acessíveis naquele ponto instantaneamente sem que seja necessário buscar esta função em um dos menus.  

            O uso das “Marcas Inteligentes” não se limita àquelas existentes no produto. É um universo a ser explorado principalmente nas empresas. Existe um recurso a parte para desenvolvimento de “Marcas Inteligentes” (SDK) que permite que programadores criem novas versões e novas funcionalidades. Por exemplo, uma empresa pode criar uma “Marca Inteligente” para que uma vez digitado o código ou nome de um cliente, seja feita uma pesquisa no banco de dados para trazer os dados de crédito e pedidos em aberto deste cliente. Ou num escritório de advocacia resgatar rapidamente os casos e situações de processos de um cliente. Assim aquele sonho de se ter as informações nas pontas dos dedos torna-se real. Um bom conjunto de “Marcas Inteligentes” já  vêm no produto e tantas outras podem ser acrescidas por este recurso de programação (mais complexo que criar macros em VB Script mas perfeitamente exeqüível dentro do ambiente de empresas).

            Todos os aplicativos têm agora um “Painel de Tarefas” que se abre no canto direito da tela. Contém todas as tarefas mais comuns do dia a dia, desde criar documentos novos como resgatar trabalhos recém digitados ou mesmo várias opções de formatação de documentos, textos e planilhas. Este “Painel de Tarefas” pode ser inativado a qualquer momento para se ganhar mais espaço em tela se isto for necessário e programar a sua ativação ou não de forma automática. O “Painel de Tarefas” presente em todos os aplicativos assume a formato e a função apropriada ao contexto. Por exemplo no PowerPoint pode-se ter modelos de slides e templates bem visíveis, no Excel e Word o padrão são as funções de manipulação de documentos etc.

            Aqueles simpáticos mas muitas vezes chatos assistentes do Office (clipe, Einstein ou o cachorrinho)  não aparecem mais compulsoriamente. Em todas as telas dos programas existe um pequeno local para digitar questões e obter num menu todas as possíveis respostas para a dúvida do usuário.

            O gerenciamento de “copiar e colar” foi muito melhorado. No lugar daquele ícone esquisito que havia no Office 2000, com até 12 possíveis conteúdos, deu lugar ao “Office Clipboard”,  um painel que se introduz no  “Painel de Tarefas”, contendo até 24 excertos de documentos (textos, planilhas, etc.) com visualização do conteúdo. Assim fica muito mais fácil usar o recurso de múltiplas cópias e colagens pois pode-se ver o que se vai colar e escolher com precisão.

            Um par de recursos novos merecem destaque, embora de uso muito restrito na versão em português do Office. Reconhecimento de voz e reconhecimento de escrita sempre povoou a imaginação das pessoas, como maravilhas da ficção científica. Na prática, usando um bom “head-set” (fone de ouvido e microfone), pode-se ditar comandos e textos para o Office. Bem como usando periféricos especiais para escrita manual (como nos Palms), o Office reconhece este conteúdo e o insere no texto. Os sistemas foram aperfeiçoados inicialmente para o idioma inglês e alguns idiomas orientais (chinês e japonês) pois nestes a entrada de textos via teclado é muito mais difícil do que para nós ocidentais (além é claro de serem mercados muito grandes). Para o português ainda devemos esperar um pouco mais, e será bem vindo !

            As “Web Queries” permitem que conteúdos da WEB sejam inseridos em planilhas Excel ou tabelas do Access e mantenham um vínculo dinâmico do conteúdo com a Internet. Por exemplo, se uma planilha é feita e precisa ter a cotação do dólar atualizada dinamicamente, uma operação de copia-colar na planilha abre uma janela de “Marcas Inteligentes” na qual pode se optar por este vínculo. Assim toda vez que a planilha for aberta sempre o valor mais atual do dólar será recuperado do site original. O Word não suporta diretamente este recurso mas pode ser resolvido este problema criando uma planilha Excel , colada com vínculos dinâmicos ao Word. Assim cada vez que o documento Word for aberto, este fará referência à planilha que por sua vez executa a consulta à Web e atualiza o documento.

            No Word há uma surpreendente ferramenta de tradução disponível. Se uma palavra é selecionada no texto pode ser solicitada a sua tradução para alguns idiomas (desde que haja os dicionários instalados). Para quem trabalha com muitos idiomas a Microsoft disponibiliza como um produto a parte o “Proofing Tools” que é um conjunto de dicionários para dezenas de idiomas, tanto para pesquisa de significado como para estas funções de tradução palavra a palavra. Há também no “Painel de Tarefas” um atalho para alguns serviços na Web que fazem traduções de textos inteiros (não somente palavras),  incluindo também traduções de e para Português do Brasil. Testadas estas  traduções, elas não são ruins. As vezes pode acontecer algum deslize ou imprecisão, mas sem dúvida o fato de elas existirem e integradas ao Office ajudam muito ao usuário. Estes sites parceiros da Microsoft oferecem este serviço de tradução gratuito mas também permitem que se filie ao serviço e se utilize de traduções “humanas”, feitas por profissionais e com custo. É uma inteligente parceria e serviço dentro do Office XP. Abaixo segue um exemplo de tradução gratuita, de uma das frases do começo deste parágrafo do português para inglês, embora não perfeito,  é um ótimo trabalho.

“In Word there is a surprising tool of available translation. If a word is selected in the text can be requested his/her translation for some languages (since there are the installed dictionaries) “

Há agora menos chance de perda de dados nos aplicativos do Office, seja porque o computador travou ou por causa de um dos futuros “Apagões”. A cada encerramento abrupto dos programas o Office consegue na próxima vez que o aplicativo for carregado recuperar quase 100% de tudo que havia sido digitado. Em nossos testes apenas alguns toques (algumas poucas letras) foram perdidas , quando houve perda pois as vezes tudo era recuperado. O usuário em época de racionamento de energia agradece.

Se o travamento for do programa do Office, este antes de encerrar o aplicativo dá ao usuário a opção de enviar via Internet  um relatório sobre o erro que permitirá a Microsoft estudar o problema e se for o caso repará-lo numa versão futura.

Prevendo o avanço dos processos de “Workflow” dentro das empresa e extra-empresas, o Office XP suporta assinaturas digitais nos documentos, associadas a certificados de autenticidade. Assim processos burocráticos no interior da empresa e entre empresas podem se valer deste prático e  seguro recurso. Com o uso dos certificados digitais , reconhecer a autenticidade do documento bem como seu emissor torna-se muito confiável.

Uma tarefa que deveria ser simples é compartilhar um documento entre diversas pessoas e solicitar que cada uma delas inclua seus comentários e faça as modificações apropriadas. Fazer isso manualmente torna-se um pesadelo pois seria necessário comparar visualmente um a um cada documento. O Office XP dispõe de um recurso chamado “***Send for Review***” que ao ser acionado, envia por email o arquivo (texto, planilha ou apresentação) para os destinatários. Estes podem fazer todas as mudanças necessárias ao arquivo. Ao recebê-lo de volta o Office XP do dono do arquivo faz a mesclagem (automática ou supervisionada) de todas estas alterações memorizando inclusive os parágrafos (Word), tabelas (Excel) ou figuras (PowerPoint) originais, como eram antes das alterações. Isso viabiliza o trabalho colaborativo de uma forma como nunca se fez antes. Elaboração de manuais, livros, apresentações terão um imenso ganho de produtividade na viabilização do trabalho em equipe usando esta ferramenta.

Um passo ainda maior foi dado com o Office XP na direção de trabalhos colaborativos em grupo. O “Microsoft SharePoint Team Services” é um recurso para ser usado em empresas , nas suas Intranets. É um serviço instalado no servidor WEB que pode ser usado por qualquer usuário do Office, a partir do Internet Explorer para ter acesso a listas compartilhadas de contatos,  tarefas, eventos, calendários, documentos, pesquisas e discussões em grupo.  São recursos colaborativos que mimetizam de forma simplificada os recursos de “GroupWare” do Microsft Exchange 2000. Cada usuário tem no SharePoint Team Services uma home page personalizada, tanto na aparência e disposição gráfica como no conteúdo. Assim pessoas de uma mesma organização, usuários de rede local ou remota (WAN) podem compartilhar todas estas informações, de maneira bastante objetiva e sem depender de uma infra estrutura mais complexa. Cada usuário tem a sua biblioteca de arquivos e dados e áreas públicas compartilhadas na Web. Em todos os aplicativos há o suporte para ler ou salvar arquivos neste novo ambiente. Usuários do Outlook podem a seu critério disponibilizar suas agendas no SharePoint do Office XP, completa ou somente a informação de livre/ocupado para permitir a marcação de reuniões em grupo em horários compatíveis com a agenda de todos.

O Outlook do Office XP teve ótimas inovações. Um grande problema das versões anteriores é que o suporte a email de Internet (POP e SMTP) era feito via configuração de perfil de usuário no painel de controle. Isso porque se o usuário do Outlook optava por sistema de correio corporativo (Exchange), perdia todas as facilidades de correio só de internet. Agora existe um modo único de lidar com emails, muito mais simples. Por conta destas diferenças muitos usuários utilizavam o Outlook Express para email de Internet e o  Outlook do Office para as outras funções. Agora aquela interface fácil de configuração de emails do Outlook Express está presente no Outlook do Office, mesmo para quem utiliza email de Exchange. Além disso o Outlook incorporou suporte a emails de HOTMAIL e integração com MSN Messenger. Se o usuário (dono daquele email) estiver on-line naquele momento, um “chat” pode ser iniciado via MSN Messenger pelo Outlook. Há agora ferramentas para administração do espaço das caixas de correio, permitindo um melhor aproveitamento do espaço.

O Outlook é o programa mais sujeito a ser a porta de entrada de vírus nos computadores por causa dos emails e seus anexos. Agora será quase impossível ser infectado por email porque a Microsoft incluiu um sistema de proteção que bloqueia o acesso a todos os tipos de anexos “malignos” como arquivos .VBS, .BAT, .EXE etc. Isso é ótimo para o dia a dia e com certeza fará com que diminua drasticamente os casos de vírus propagados por email. Porém pode acontecer de um usuário precisar receber um arquivo executável solicitado e conhecido. Há pessoas que recebem extratos bancários via email e estes por motivo de segurança e criptografia são pequenos arquivos executáveis, que são bloqueados na tentativa de acessa-los. Consultamos a Microsoft e nos foi informado que há um “Resource Kit” para o Office XP que permite mudar estas diretivas de segurança do produto. Fora isso não há jeito de inativar este recurso nos menus do Outlook.

O Outlook reserva outra boa surpresa. Um recurso que completa o endereço de email conforme este vai sendo digitado. Assim ao digitar “fla” por exemplo aparece um pequeno menu com os “flavios” já utilizados e selecionáveis por mouse ou teclado. Poupa muito tempo para mandar emails para pessoas com as quais se comunica com freqüência.

O formato dos arquivos permaneceu o mesmo das versões anteriores. Usuários do Office 97 e Office 2000 podem trocar arquivos livremente, sem problemas de incompatibilidades. A única exceção é o Access que sofreu mudança de formato de arquivos entre a versão 97 e 2000. Arquivos de Access 2000 e XP podem ser usados livremente também sem incompatibilidades. Há uma forma nova de gravar os arquivos do Office que é o formato XML, que tem sido muito usado na Internet para trocas de dados entre aplicativos e servidores.

Em nossos testes constatamos que ao fazer a atualização de uma versão anterior do Office, o XP instalou de maneira inteligente somente os aplicativos existentes e somente os recursos pré-instalados.  Em ambiente corporativo os administradores de rede podem personalizar os pacotes de instalação e disponibiliza-los para instalação via HTTP na Intranet (nem precisa de acesso a recurso de rede como drives mapeados).

O Office tem sido nos últimos dez anos uma ferramenta muito dinâmica pois evolui muito desde a época que a Microsoft empacotou três programas juntos e deu este nome de Office. Há uma coesão e homogeneidade do pacote como um todo e seu atual estado de evolução o coloca como uma ferramenta de uso doméstico e pessoal até como ferramenta para aumento de produtividade de trabalhos em equipes de forma colaborativa.  As novas idéias presentes nesta versão não tornaram o Office mais pesado que as versões anteriores e trouxeram uma efetiva soma no cabedal de recursos existentes. As grandes novidades são “Marcas Inteligentes”, os recursos de colaboração e as novidades na interface com o “Painel de Tarefas” e ajuda unificada. Mas há muito mais para se ver, além do espaço disponível nesta avaliação.